Notionを使う前に知っておきたいこと

Notionガジェット

当ページは下記の「Notion」というWebサービスを使う前に、
自分なら知りたかったことを取りまとめたものです。

Notion – The all-in-one workspace for your notes, tasks, wikis, and databases.
https://www.notion.so/

注意：この記事を公開した「2021年2月5日」時点の情報です。

ページ内に貼っている画像について、NotionをDarkテーマで使っているため、暗めです。

ページ内に貼っている画像について、個人情報が含まれる部分は黒塗りにしています。
注意：機能や使い方については当ページでは言及していません。
知りたい場合は、ググるなり、公式や有志のヘルプページを参照してください。
  • 個人向けの無料プラン(Personal)と有料プラン(Personal Pro)、
    組織(チーム)向けの有料プラン×2種(Team、Enterprise)の合計4種ある。

    関連：Notion – Pricing
  • コンテンツを公開する気が無い場合(かつ、自分一人しか編集・閲覧しない場合)は、個人向けの無料プランで事足りる。
  • 【未確認】特定のページを全ての人に公開したい場合(パブリック)も、無料で事足りる(自分以外は編集不可)。

    ※該当のページに対して個別に操作が必要。なお、配下のページ全てが有効化される模様。
  • 【未確認】特定のページを少人数(5名以下)にだけ公開したい場合(ゲスト)も、無料で事足りる(自分以外も編集可にできるが、相手もNotionのアカウント登録が必要)。

    ※該当のページに対して個別に操作が必要。
  • 【未確認】スペースを丸ごと任意のユーザーと共有したい場合(メンバー)は、組織(チーム)向けのプラン。

    ※あらかじめ登録・参加しているメンバーと自動共有する感じ。
  • この辺(アクセス権 周り)は下記ヘルプ参照のこと。
    ※ヘルプ内で使われている文言や画像は、実際は異なる可能性がある。

    関連：メンバー / ゲスト / グループ

    関連：ゲストアクセス

    関連：共有と権限

    関連：ページ公開
  • アップロードできるファイルの総容量は事実上、無制限。神ってる。

    ※常識の範疇で。ストレージ的にバカスカと使っている場合は、何かお達し・制約・BANはありうる。

    関連(reddit)：Maximum capacity for Notion? : Notion
  • ただし、無料プランに限り、１ファイル毎の容量は5MBまでの制限あり。

    ※5MBを超えるファイルをアップロードしたい場合は、ファイル分割必須。
  • こういった5MB制限を撤廃したいとか、特定ページの公開人数(ゲスト)増やしたいとか、
    そういう場合には、個人でも有料プランを利用すればよい。
  • ファイルなどで消費されるストレージ容量とは異なる、独自の「block storage」というものが別途ある。
  • ページを構成するパーツをblockと呼んでいる、という認識でいい。
  • 組織(チーム)向けとして運用するスペースの場合は、無料(トライアル)だと、
    1,000 Blockまで、という制約がある。

    ※例えば、ページ内にテキストのパーツを1つ作って、そこに1行記載する、という感じで利用した場合、
    1,000行までしか無料では登録できない、というニュアンスで合ってる。

    ワークスペースの設定のUpgradeで、使用率は確認できる。
  • つまり、組織(チーム)向けとして利用する場合、無料(トライアル)の状態だと、
    実質的に利用は厳しいので、有料プランへの移行が現実的だと事前に把握しておくべき。
  • なお、個人向けのプランの場合、無料でも、このblockの制限はない。
    ※昔はあったようだが、プラン改正で無くなった？ 個人向けは本当に神ってる。
  • 個人向け、組織(チーム)向けについては、スペースを作る際に
    「For myself」か「With my team」を選択させられる。前者が個人向け、後者が組織向け。
    ここの選択がとにかく初期では最重要。
    とはいえ、間違えて作っても、スペースの削除とか作成は簡単なので、不安になる必要はない。


    追加で作る場合(三点ダッシュに「Join or create workspace」がある)。


    削除する場合(ワークスペースの設定の最下部に「Delete entire workspace」がある)。

  • 「For myself」を選んだ場合、スペース内の全てがプライベート空間だという認識で良い。
  • 「With my team」を選んだ場合、スペース内に「WORKSPACE」と「PRIVATE」の区分が出来る。
    WORKSPACEの方に作成したデータは登録したメンバー全員に自動的に共有される。
    PRIVATEの方は、自分専用といった形。
  • 「With my team」を選んでも、メンバーが１人(自分)だけの運用も可能ではあるが、
    その場合でも組織(チーム)向けとしてのスペースの扱いになるため、
    支払いをしなければ無料(トライアル)扱いになっており、1,000 Block制限が出る。

    なので本当に自分一人しか使わないスペースなら、断然、Blockが無制限の「For myself」を選ぶべき。

    将来的にチームメンバーが入ることが確実なら、「With my team」にして、
    有料での運用を想定すべき、といった感じ。
  • 一つのアカウントに対して、複数のスペースの作成は可能。
    切り替えもプルダウンのような感じでさくっと選んで切り替えられる。

    ただ無料・有料プランは、性質上、スペースごとに適用される。

    下記の画像の場合、上側のスペースが「Personal Plan」で運用していて、下側のスペースが「Team Plan (Trial)」でメンバーが1人だけ、といった意味。
    (右側の方にチェックが入っている方が、今、選択・表示しているスペース)

以上。

使い方とか機能とか説明するサイトはあるけど、
運用上、先に知っておきたい部分がまとめられている情報が
なかなか無かったので、自分向けのメモもかねて、
とりあえずざっと確認してまとめました。
(やっぱり知りたいのはコスト＝お金がかかるポイントはどこなんだ、っていう)

追記

Notionのページをパブリックに公開した場合として、
当Blogの別館的なページを試験的に作成。

関連：Blog：隙間スキーマ 別館

ページ自体はまだ下記のみ。

関連：自分用メモ：KP41のエラー

なお、個人アカウントの場合、
どのページをShareしているかわかりづらかったので、
自分でShareっていうページを作って、その下に関連のページを突っ込む運用にした。
設定上は「Blog：隙間スキーマ 別館」ページをパブリックに公開する設定にしたので、
その配下に作ったページは自動的にパブリック公開の設定が引き継がれる形。
いや、本当に、Notionは神ってるなぁと思う。

再・追記
よくよく考えたら、新しくワークスペースを作って、そちらで管理した方がよかった、ということで構築しなおしました。
対応はすごく簡単で、ワークスペースを作った後、該当ページを「Duplicate」(複製)して、

それを「Move to」で作ったワークスペースの方に移動してあげるだけ。

(直接Move toでも良いんだけど、そうすると元のリンクにアクセスがあった場合に問題が出るので、対応が完了するまでは複製で対処する意図があったので、いったん複製という手段にしている)
あとは移動先の方で共有設定とか、リネームとかしてあげれば完了。
※前述に貼った別館のページのURLは、既に新しい方に変更済み(元のページは削除した)。

運用としてはまだ本当に試験的なので未定ですが、
例えば長文になりそうなちょっとした文章とか、画像付きのものとかを別館として運用するのもありかなと。
Notion、無料で色々出来るし、今のところ容量無制限なので、ちょこちょこ画像貼る分には気にしなくても良いし。

ちなみに設定上、別館の方は検索エンジン(Googleとか)にはヒットしないようにしている。
ただこれはどこかでヒットする設定に変更すると思う(今はあくまで試験として、パブリックにした場合に、
どういう見方になるんだろうという検証もかねて)。

というかぶっちゃけ、Notionを本館にしても良いんじゃ説(サーバ代がかからなくなるし、ドメインも気にしなければ無料で運用できるし)。
いやまぁ、他にも事情はあるので、今のところ、そうはしないですけどね。
Notionはちょっとしたデータベース的に色々活用したいところ。

あれ、なんかNotionの回し者みたいだ。まぁ、良い物は良いと言いたい。

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